A dificuldade de se expressar é um problema recorrente entre profissionais e um dos principais obstáculos que as empresas enfrentam para obter resultados. A inabilidade de comunicação leva à má compreensão de objetivos, que leva ao esforço inútil e sem foco.
Em suma, a informação transmitida erroneamente é na maioria das vezes mal digerida por seus receptores, causando conflitos nas equipes e desgastando todos os envolvidos.
Veja como aprimorar sua capacidade de se fazer entender no trabalho:

1 - Tenha uma meta

Antes de começar uma conversa, pense no resultado. Ter foco no objetivo final faz com que a discussão seja rápida e produtiva. Quando começar a falar, diga a seu ouvinte o que você pretende. Revele, em uma ou duas frases, o que será tratado.

2 - Inclua seu interlocutor

Um bom jeito de ser ouvido com atenção é mostrar a seu interlocutor que ele faz parte da solução. Isso ajuda a pessoa a se comprometer. Para incluir o outro na conversa, use o pronome “nós”, que deixa claro que há algo a ser compartilhado. Use o “você” somente para elogiar.

3 - Mantenha o respeito
Ao conversar sobre algum assunto mais delicado, demonstre respeito. Olhe nos olhos de seu interlocutor e leve os argumentos dele em consideração. É importante falar com a pessoa e não para a pessoa.
Demonstre que a conversa não é unilateral e que você também está aberto a ouvir. Tome cuidado para manter a firmeza, mas evite a agressividade.

4 - Pergunte mais

Procure compreender a perspectiva da outra pessoa, fazendo perguntas para esclarecer o assunto. Repetir as palavras do interlocutor ajuda a conferir se você interpretou o que foi dito corretamente.
Para direcionar a conversa, formule questões objetivas quando tiver dúvidas, do tipo: “Quando isso aconteceu?”. Se o assunto precisar de esclarecimentos, use perguntas amplas, como: “Por que você chegou a essa conclusão?”.

5 - Escute de verdade

Quando uma pessoa fala, nem sempre os outros escutam. Prestar atenção é uma qualidade importante do comunicador. Uma maneira de evitar devaneios durante uma conversa é olhar para a pessoa e não interrompê-la.
Evite planejar mentalmente uma resposta enquanto o outro ainda estiver falando — isso também distrai. Dê sinais de que está prestando atenção; acene com a cabeça e use expressões de acompanhamento, como “sim” e “entendi”.

6 - Fique atento ao tom

Nada pior do que ouvir pedido de desculpas ou elogio que soa falso. A maneira como as pessoas interpretam o que é dito não depende apenas do conteúdo, mas também da forma como se fala. Lembre-se que o tom da voz e a postura corporal transmitem mensagens. Evite o sarcasmo e a ironia nas conversas desse tipo.

7 - Cuidado com a linguagem corporal

Seu corpo fala tanto quanto sua voz — e há muito mais tempo. A linguagem corporal foi desenvolvida pelos homens antes da linguagem falada. O cérebro é preparado para detectá-la e compreendê-la. Portanto, durante uma conversa, cuide da postura e de sua fisionomia e verifique se há coerência entre o que você diz e o modo como seu corpo se comporta.

8 - Faça críticas objetivas

Se for criticar, coloque o foco no comportamento inadequado, e não na pessoa. É difícil mudar uma personalidade, mas é possível ajudar alguém a ter uma atitude mais adequada com sugestões objetivas e impessoais.

9 - Argumente com exemplos

Evite ser impreciso ou generalizar demais. Em vez de dizer que a pessoa se atrasa, aponte casos específicos que provem seu argumento, como lembrar que ela chegou tarde nos quatro últimos dias. No caso de uma reunião, tente usar exemplos e histórias para reforçar sua argumentação e ajudar os participantes a fixar melhor a pauta.

10 - Use “e” em vez de “mas”

Se quiser fazer um elogio, evite construções do tipo “Adorei a ideia, mas será que podemos adaptá-la?”. Quando se fala “mas”, o interlocutor desconsidera o elogio e fixa a atenção na crítica. O melhor é construir frases unidas pela conjunção “e”, como por exemplo: “Adorei a ideia e acho que uma abordagem diferente seria mais eficaz”. Esse artifício faz com que a outra pessoa ouça seus argumentos com mais tranquilidade.

11- Evite ficar na defensiva

Muitos problemas de comunicação poderiam ser evitados se os profissionais não ficassem na defensiva. Adote uma postura assertiva. Faça perguntas para explorar as diferenças de pontos de vista. À medida que as defesas diminuem, a capacidade de compreender argumentos aumenta.

12 - Saiba ficar em silêncio

O silêncio permite a quem escuta ganhar tempo para processar o que foi dito e a organizar os pensamentos antes de uma resposta apressada. Ficar em silêncio de vez em quando é vantajoso, já que suspendendo a fala por alguns momentos, proporciona reflexão sobre o assunto.

13 - Pratique a empatia

A diversidade de pontos de vista é enorme porque todo mundo tem os próprios valores e influências que moldam o jeito de enxergar o mundo. Por isso, a melhor maneira de se fazer entender é tentar se colocar no lugar do outro para imaginar como determinada informação será encarada. Pense em como gostaria de ser tratado se estivesse no lugar do outro.